KI-E-Mail-Analyse: den Posteingang in Handlungen verwandeln
Ein Posteingang ist keine Aufgabenliste, aber er enthält eine. Terminbestätigungen, zu zahlende Rechnungen, Einladungen, Mahnungen: Die Information ist da, aber untergegangen. So analysiert Happy Assistant Ihre E-Mails, um nur das herauszufiltern, was eine Aktion von Ihnen erfordert.
Das Prinzip: Vorschläge, nie automatische Aktionen
Die Designentscheidung ist bewusst vorsichtig: Die KI erstellt nichts direkt in Ihrem Kalender. Sie erzeugt Vorschläge, die Sie bestätigen oder ignorieren. Das vermeidet den lästigsten Effekt allzu eifriger Assistenten — einen Kalender, der mit aus einem Newsletter erfundenen Ereignissen verstopft ist.
- Ihre neuen E-Mails werden regelmäßig abgerufen.
- Jede Nachricht wird analysiert: Enthält sie ein Datum, eine Frist, eine explizite Anfrage?
- Erkannte Elemente erscheinen im Bildschirm „Vorschläge“ als Ereignis- oder Aufgabenvorschlag.
- Sie bestätigen mit einer Geste oder ignorieren. Ignoriertes wird gespeichert, um künftige Analysen zu verbessern.
Wonach die KI in einer E-Mail sucht
| Erkanntes Signal | Vorgeschlagenes Ergebnis |
|---|
| Datum + Ort + Uhrzeit (Terminbestätigung) | Kalenderereignis |
| Zahlungsfrist, Stichtag, Mahnung | Aufgabe mit Fälligkeitsdatum |
| Explizite an Sie gerichtete Anfrage („kannst du…“) | Aufgabe ohne Datum |
| Dringender Ton, wichtiger Absender, kritisches Schlüsselwort | Vorrangig zu behandelnde Warnung |
| Newsletter, Werbung, automatische Benachrichtigung | Ignoriert |
Die letzte Zeile zählt am meisten. Der Wert einer automatischen Sortierung bemisst sich ebenso daran, was sie aussortiert, wie daran, was sie hervorhebt.
Die Sortierregeln: die Kontrolle übernehmen
Keine KI errät von sich aus, dass die E-Mails Ihrer Hausverwaltung wichtig sind und die Ihres Mobilfunkanbieters nicht. Regeln dienen dazu, diese Präferenzen ein für alle Mal festzulegen.
- Nach Absender: eine Domain immer priorisieren, eine andere immer ignorieren.
- Nach Schlüsselwort im Betreff: „Rechnung“, „Vorladung“, „Lieferung“.
- Nach Aktion: eine Aufgabe erstellen, ein Ereignis erstellen, warnen oder nichts tun.
Oft nützlicher Punkt: Nach dem Erstellen oder Ändern einer Regel können Sie sie auf die bereits in den Vorschlägen wartenden E-Mails erneut anwenden. Die Verarbeitung läuft serverseitig weiter, sodass Sie die App währenddessen schließen können — praktisch, wenn mehrere Hundert Nachrichten betroffen sind.
Einen großen Rückstau bearbeiten, ohne den ganzen Abend zu verbringen
Wenn sich Vorschläge anhäufen, wird die einzelne Bearbeitung abschreckend. Zwei Mechanismen verhindern den Abbruch:
- Die Mehrfachauswahl: Kreuzen Sie alle irrelevanten Vorschläge an und ignorieren Sie sie in einer einzigen Aktion.
- Das erneute Anwenden von Regeln: Statt manuell zu sortieren, schreiben Sie die Regel, die das Muster beschreibt, und wenden Sie sie dann auf den bestehenden Bestand an.
Datenschutz: was gespeichert wird
Die Analyse betrifft den Inhalt Ihrer Nachrichten, was Klarheit über die Verarbeitung erfordert. Ihre E-Mails werden nicht vollständig in der App archiviert: Nur die Nachrichten-Kennungen (um dieselbe Nachricht nicht zweimal zu analysieren) und die extrahierten Elemente — vorgeschlagener Titel, Datum, Kategorie — werden gespeichert. Ihre Postfachzugänge sind verschlüsselt und der Datenzugriff ist nach Benutzerkonto abgeschottet: Niemand außer Ihnen kann Ihre Vorschläge lesen.
Häufige Fragen
Welche E-Mail-Postfächer sind kompatibel?
Jedes per IMAP zugängliche Postfach: Gmail, Outlook / Hotmail, iCloud, Free, Orange, OVH oder ein professioneller Server. Die Verbindung erfolgt über ein App-Passwort.
Kann die KI meine E-Mails beantworten?
Nein. Sie liest, um Aktionen zu extrahieren, sie schreibt oder sendet keine Nachrichten in Ihrem Namen.